پایگاه اطلاعاتی و تحقیقاتی رهیاب

برای سفارشات خود با شماره 09159001059 تماس حاصل فرمایید

مقاله آماده : انواع دفاتر در حسابداری
ساعت ٦:٠٦ ‎ب.ظ روز ۱۳٩٠/٢/۱٤   کلمات کلیدی: دانلود مقلات رایگان

انواع دفاتر در حسابداری


پیشینه

حسابداری دانشگاهی عمرش بالغ بر پانصد سال است و با نام لوکا پاچیولی (1495 میلادی) آغاز شده است. حسابداری مانند هر دانش دیگری در طول عمر پر فراز و نشیب خود تغییرات زیادی داشته است. از مهم ترین تغییرات حسابداری در طول پانصد سال گذشته تغییر ماهیت نظری آن است. حسابداری دانشگاهی در چهارصد سال اول عمر خود عمدتاً رویکردی تکنیکی و فنی داشته است. در اوایل سده بیستم اولین مباحث نظری در حوزه حسابداری مطرح و وجه علمی بودن آن به مذاق بحث گذاشته می شود. در طول دهه های آغازین سده بیستم مباحث نظری و فلسفی جدی در خصوص تعلق حسابداری به یکی از حوزه های معرفت بشری رواج داشته است. این مجادلات در طرح تخصیص حسابداری به یکی از حوزه های علم یا فن یا هنر به اوج خود میرسد. در اواسط سده بیستم و با احاطه مکتب مثبت گرایی (پازیتیویسم) بر فضای دانشگاهی جهان، نظریه های حسابداری مثبت گرایانه به ظهور میرسد. ضعفهای بنیادین نظریه های مثبت گرایانه در ظرف کمتر از ربع قرن آشکار می شود و حسابداری به تبع سایر محافل علمی وارد دنیای جدید جستارهای فلسفی و نظری می شود. طرح حسابداری انتقادی یا امثال آن نشانه این تحول نظری در حسابداری است.

حسابداری در ایران

حسابداری در ایران در حوزه نظری تحت تاثیر جریانات پازیتیویسم رشد کمی زیادی کرده است و پایه گذاری تحصیلات تکمیلی با این نگاه به حسابداری صورت گرفته و توسعه یافته است. با این وصف تعریفی از حسابداری در ایران غالب است که مضمون و محتوای آن صرف نظر از چینش یا تفاوت ظاهری الفاظ آن برای همه دانش آموختگان حسابداری ایران شناخته شده است. بر اساس این تعریف: حسابداری عبارت است از فرآیند شناسایی، جمع آوری، ثبت، طبقه بندی، تلخیص، گزارشگری، و تحلیل رویدادهای مالی یک شخصیت اقتصادی در یک دوره مالی معین بر اساس واحد پول ملی. این تعریف ترجمه کاملی است از تعاریف مختلفی که از حسابداری در عصر پازیتیویسم یعنی دهه های 40 الی 60 سده پیشین در دنیا رواج داشته است.لازم به ذکر است حسابداری شاخه های گوناگون دارد.شادروان" سجادی نژاد"و همچنین شادروان عرفانی و دکتر عزیز نبوی از بنیانگذاران حرفه حسابداری در ایران بشمار میروندکه با تاسیس مدرسه عالی حسابداری شرکت ملی نفت و موسسه عالی خسابداری توانستند بیش از 6000دانش آموخته رشته های حسابداری - حسابداری دولتی و حسابرسی پرورش دهند.

دفاتر حسابداری

.........دفاتر تجارتی

.........دفتر کل

.........دفتر روزنامه

.........دفتر معین

.........دفتر تفضیلی

دفاتر حسابداری علاوه بر موارد ذکر شده شامل دفاتر دیگری نیز میباشد اما بطور کل و عانمیانه از این دفاتر نام برده میشود. دفاتر اصلی حسابداری که مورد قبول اداره دارایی میباشد شامل دفتر روزنامه و دفتر کل میباشد. قابل توجه اینکه اطلاعات مالی از تراز و اسناد حسابداری به دفتر روزنامه بصورت روزانه منتقل و معمولا به صورت هفتگی از دفتر روزنامه به کل منتقل میشود.

دفتر کل

دفتر کل عبارتست از دفتری که حسابها پس از طبقه بندی ، به طور جداگانه در آن نگهداری می شوند . این حسابها ممکن است به صورت صفحات یک دفتر و یا به صورت کارتها و اوراق آزاد باشد . البته طبق قانون تجارت ایران ، استفاده از کارت به عنوان دفتر کل ، مجاز نیست .

متداولترین فرم حسابهای دفتر کل ، در حقیقت همان فرم تی ( T ) است که هریک از طرفین آن به چند ستون تقسیم شده است و از چند قسمت اصلی به شرح زیر تقسیم می شود :

عنوان حساب : در بالای صفحات و یا کارتهای مربوط به هر حساب ، نام و شماره حساب مذکور نوشته می شود .
ستون تاریخ : در این ستون تاریخ ثبت شده در دفتر روزنامه که همان تاریخ وقوع معاملات است ، نوشته می شود و نه تاریخ نقل اعداد از دفتر روزنامه به دفتر کل . این ستون نیز مانند ستون تاریخ دفتر روزنامه ، به دو ستون جداگانه برای تاریخ روز و تاریخ ماه تقسیم می شود . تاریخ سال در زیر کلمه تاریخ و تاریخ ماه را باید فقط در نخستین سطر هر صفحه و یا آغاز ماه جدید و تاریخ روز را برای کلیه اقلام تکرار کرد .

ستون شرح : معمولا در این قسمت شرح مختصری از معاملات نوشته می شود . البته بعضی از حسابداران فقط به نوشتن عبارت " به شرح دفتر روزنامه " اکتفا می کنند .

ستون عطف : در این ستون شماره صفحه دفتر روزنامه در مقابل هریک از اقلام نقل شده ثبت می گردد.

ستون مبلغ : در این فرم ، دو ستون مبلغ یکی برای مبالغ بدهکار در سمت راست و دیگری برای مبالغ بستانکار در سمت چپ وجود دارد .

باید توجه داشت که نقل اعداد از دفتر روزنامه به حسابهای مربوط در دفتر کل به منظور طبقه بندی فعالیتهای مالی می باشد .

 

 

دفتر روزنامه

اولین مرحله حسابداری مرحله ثبت فعالیتهاست . در این مرحله ، اطلاعات مربوط به فعالیتهای مالی پس از تجزیه و تحلیل و تعین تاثیری که بر معادله حسابداری دارند
(
تعیین حسابهای بدهکار و بستانکار ) و تنظیم سندهای مربوط در دفتری به نام دفتر روزنامه یا همان دفتر ثبت اولیه به ترتیب تاریخ وقوع ثبت می گردند .

باید به این نکته توجه کرد که ثبتی که در دفتر روزنامه انجام می شود ، ثبت دو طرفه نامیده می شود زیرا که هر دو طرف فعالیت مالی مورد توجه قرار می گیرد .بنابراین همواره توازنی بین حسابها برقرار می باشد . قبل از پیدایش ثبت دو طرفه ثبت یکطرفه یا دفترداری ساده (دفترداری یکطرفه ) معمول بود ؛ که در آن یک طرف هر فعالیت مالی مورد توجه قرار می گرفت . چنین سیستمی برای موسسات بزرگ امروزی به هیچ وجه قابل استفاده نیست زیرا به علت عدم ثبت کامل یک فعالیت مالی ، کنترل صحت عملیات انجام شده غیر ممکن می باشد . همچنین امکان تهیه صورتها و گزارشهای مالی درست و قابل استفاده وجود ندارد .

موسسات مختلف با توجه به نوع و حجم کار ، دفاتر روزنامه متعددی را مورد استفاده قرار می دهند . به طور کلی می توان دفاتر روزنامه را به دو گروه تقسیم نمود :

دفاتر روزنامه عمومی

ساده ترین و متداولترین نوع دفتر روزنامه ، دفتریست که آن را دفتر روزنامه عمومی یا دفتر روزنامه دو ستونی می نامند . این دفتر دارای دو ستون برای مبالغ بدهکار و بستانکار می باشد و برای انجام ثبت معاملات در تجارتخانه ها و موسسات کوچک کفایت می کند . البته با توجه به نوع کار وحجم فعالیتهای موسسات مختلف و به منظور کم کردن میزان کار دفترداری ، می توان ستونهای دیگری نیز به دفتر روزنامه دوستونی اضافه کرد .

 

دفاتر روزنامه اختصاصی

این دسته از دفاتر بیشتر در موسسات بزرگ که تعداد معاملات تکراری آنها بسیار زیاد است مورد استفاده قرار می گیرد . معمولا حدود هشتاد تا نود درصد کلیه فعالیتهای مالی این قبیل موسسات را می توان به چهار گروه تقسیم و هر گروه را در دفتر روزنامه خاصی ثبت کرد .


دفتر روزنامه ترکیبی : این دفتر ترکیبی از دفتر دفاتر روزنامه اختصاصی و عمومی است .

دفتر معین

در بعضی از موسسات جریان کار به ترتیبی است که نیاز به تهیه اطلاعات تفضیلی یا جزئیات بعضی از فعالیتهای مالی می باشد . این گونه اطلاعات را نمی توان به آسانی از دفترکل استخراج نمود ، در نتیجه از دفاتری که جنبه کمکی و فرعی دارند و به نام دفتر معین خوانده می شوند ، استفاده می گردد .

دفتر معین برای هر حساب دفترکل که شامل حسابهای متعدد و جداگانه ای است ، نگهداری می شود و در نتیجه حساب مربوط در دفتر کل یک حساب کنترل خواهد بود ، که همواره مانده آن با جمع مانده های حسابهای مربوط در دفتر معین مطابقت دارد . دفاتر معینی که معمولا در موسسات نگهداری می شوند عبارتند از : دفتر معین بانک ، دفتر معین بدهکاران ، دفتر معین اموال ، دفتر معین بستانکاران .
دفاتر معین از دفاتر قانونی نیستند و می توانند به صورت کارتهای آزاد باشند ، معمولا برای سهولت مراجعه به صفحات دفتر معین ، حسابها در این دفاتر به ترتیب حروف الفبا نگهداری می شوند .

دفاتر تجارتی

نظر به این که تجارت ، معاملات بزرگ و کوچکی است که همیشه تاجر انجام می دهد. لذا برای تاجر همواره ضروری است که قیمت خرید اجناس خود را بداند تا در موقع فروش منافع خود را در نظر بگیرد و چون معاملات چه در موقع خرید و چه در موقع فروش ممکن است قسمتی نسیه باشد و یا مقداری از اجناس تحویل گرفته نشده باشد به طبع هر تاجری محتاج به یادداشت اعمال خودش است و این امر تازه ای نیست بلکه لازمه کار تجارت و از ابتدائی ترین ضروریات آن است . منتهی در اثر توسعه امور تجارت تجار مجبور بوده اند هر نوع معاملات خود را اعم از نقدو نسیه ، بدهی و بستان و هم چنین اجناس خود را هر یک در تحت عنوان مخصوصی یادداشت نمایند تا هر آ« معلوم باشد دارائی آنها در چه حدود بوده و قوه خریدشان تا چه اندازه است . به این جهت از خیلی پیش دفاتر تجارتی معمول بوده است.

امروزه فن دفتر داری در اثر احتیاج به قدری ترقی کرده که رشته به خصوصی برای این موضوع ایجاد شده ، مدارس و دانشگاه های متعدد تأسیس گردیده است . و تجار مجبورند که محاسبات خود را به طور دقیق ، مرتب و منظم داشته باشند. به این جهت شرکت های تجارتی و یا بازرگانانی که توسعه عملیات آنها زیاد است ناچار هستند که شعبه مستقلی به نام حسابداری دایر کنند که بعضی از آنها دارای کارمندان متعدد هستند که عموماً اطلاعات کاملی از فن حسابداری دارند.

قوانین مالیاتی نیز با توجه به دفاتر تجار ، درآمد آنها را تشخیص می دهد و مالیات متعلقه را تعیین می نماید.

قانون تجارت به جهت نظم امور تجارتی و برای حمایت از طبقه تجار ، آنها را مکلف به داشتن دفاتری نموده تا اولاً در موقع ورشکستگی و سایر امور ، جریان روشن باشد، ثانیاً به دفاتر تجارتی اعتبار مخصوصی داده که سندیت داشته باشد زیرا خاصیت تجارت و بردن منفعت اغلب منوط به سرعت کار می باشد و اگر هر تاجری مجبور باشد معاملات خود را در دفاتر اسناد رسمی و سایر مراجع قانونی ثبت نماید باعث رکود کار او خواهد بود . از این جهت ثبت معاملات و اوضاع تجارتی در دفاتر تجارتی به خودی خود سند محسوب شده است.

 

 


طبق ماده 6 قانون تجارت هر تاجری به استثناء کسبه جزء مکلف است 4 قسم دفتر داشته باشد:

1.      دفتر روزنامه

2.      دفتر کل

3.      دفتر دارائی

4.      دفتر کپیه


با ملاحظه ماده مزبور معلوم می شود کسبه جزء از الزام به داشتن دفاتر تجارتی معاف هستند زیرا حقاً کفاش یا خوارو بار فروش چون معاملاتشان جزئی است احتیاجی به داشتن این قبیل دفاتر نخواهند داشت.

چون قانون کسبه جزء را هم جزء تجار دانسته منتهی آنها را از تکالیفی که یکی از آنها داشتن دفاتر تجارتی است معاف دانسته و تفکیک کسبه جزء بسته به اوضاع و احوال روز بوده از این جهت قانون تجارت طبق ماده 19 اجازه داده که وزارت دادگستری به موجب مقررات آئین نامه آنها را تشخیص دهد و همانگونه که قبلاًگفته شد کسانی که فروش سالیانه آنها صدو بیست هزار ریال یا کمتر یاشد کسبه جز محسوب شده و لزوم تجدید نظر در تشخیص کسبه جز از تجار در وزارت دادگستری ضروری است.

پیشه وران نیز از داشتن دفتر تجارتی معاف اند . پیشه ور کسی است که شخصا یا به کمک افراد خانواده خود یا با کمک چند نفر شاگرد ، استفاده از حرفه دستی معینی را به قصد انتفاع ، شغل معمولی خود قرار دهد.

 

 

 

دفتر دارائی

تاجر باید در انتهای هر سال بداند که دارائی او تا چه اندازه‌است و در جریان سال گذشته چه مقدار سود یا زیان داشته از این جهت ناچار است بیلان حساب تجارتی خود را داشته باشد. بنابراین قانون تجارت تنظیم دفتر دارائی را تا ۱۵ فروردین هر سال نسبت به سال قبل الزامی دانسته‌است.

دفتر دارائی استخراج از دفتر کل است و در آن کلیه دارائی تاجر اعم از منقول و غیر منقول و مطالبات و دیون و وجه نقد اعم از این که در صندوق موجد باشد یا در بانک‌ها، ثبت می‌شود. فرقی که این دفتر با سایر دفاتر دارد این است که تاجر باید ذیل آن را امضاء نماید و در حقیقت صحت مفاد آن را تصدیق کند و علت آن هم این است که چون از دفاتر مختلف استخراج می‌شود صحت انتقال و مطابقت آن باید با استحضار تاجر باشد.

الزام به نگاه داری دفتری به نام دارائی بی فایده و در نظر اول ممکن است موجب اتلاف وقت باشد، زیرا عملاً تجار از دفتر کل استفاده می‌نمایند و همه ساله به نام ترازنامه از دفتر کل استخراج می‌نمایند که دارائی و سود و زیان تجارتخانه در آن قید شده‌است. ولی با در نظر گرفتن این که مقصود قانون گذار این است که بیلان عملیات و حتی ترازنامه همه ساله تاجر در دسترس بوده و با نظر اجمالی در مواقع لازم بتوان وضعیت تجارتی او را تشخیص داد، لزوم آن معلوم می‌شود.

البته قابل ذکر است که دفتر دارائی در قانون تجارت ذکر شده و عملاً از آن استفده نمی‌شود چرا که الزامی قانونی برای آن وجود ندارد مثل دفتر کل و دفتر روزنامه که عملاً منسوخ شده ولی به سبب این که وزارت امور اقتصاد و دارایی مجری آن است و این دفاتر را از موءدیان خود خواستار است آن را نگهداری می‌کنند اما قانون تجارت مجری خاصی در کشور ندارد بنابراین این دفتر عملاً استفاده نمی‌شود.